Trainingen oudergesprekken volgens Marja Klaver

Voor een leerkracht is weinig zo onveilig als ouders die bij het schoolhek over je roddelen. Verhalen doen snel de ronde en werken vaak door in de klas. ‘Leerkrachten kunnen door goede gesprekken met ouders die onrust voorkomen’, zegt Marja Klaver van Klaver Coaching & Training: ‘Ouders die serieus worden genomen, roddelen door de bank genomen minder. De kunst van een goed oudergesprek is de balans vinden tussen techniek inbrengen en jezelf meenemen. Je bent professioneel adviseur én gelijkwaardige partner’.

Marja Klaver: ‘Een grote fout die leerkrachten maken is dat ze zich of opstellen als “de professional die het allemaal weet” of een houding aannemen van “zegt u het maar”. Leerkrachten vinden de balans in oudergesprekken moeilijk. Je wordt er tijdens je opleiding ook niet in getraind. Je moet enerzijds slecht nieuws kunnen brengen, ouders daarna goed opvangen en adviezen kunnen geven en anderzijds klachten kunnen aanhoren en aanspreekbaar zijn op je gedrag’.

Helder formuleren

‘Daarbij is een oudergesprek voor een leerkracht onderdeel van zijn of haar werk. Maar voor ouders is het per definitie iets persoonlijks. Wat raakt je dieper dan de toekomst van je kind? Veel leerkrachten vinden het moeilijk om precies te formuleren wat ze eigenlijk te zeggen hebben en al helemaal in deze setting. Ik laat deelnemers daarom vaak oefenen met letterlijke formuleringen als: “Ik zie aan Jan dat hij nerveus is, ik zou het fijn vinden als u…. Wilt u dat doen?”. Je moet adviezen en kritiek helder durven formuleren en naar een duidelijke conclusie durven sturen. Dat is voor alle partijen constructief’.

’Ouders hebben een groot, persoonlijk belang en dan lopen emoties snel hoog op’

Eén uitgangspunt

‘Wij trainen grofweg drie soorten oudergesprekken: het tien minuten gesprek, het slechtnieuwsgesprek en het klachtgesprek. De eerste twee zijn op initiatief van de school, het derde op initiatief van de ouder(s). Ik leer deelnemers dat alle gesprekken beginnen met hetzelfde uitgangspunt: “Ik ben ok, jij bent ok”. Verder heeft ieder gesprek zijn eigen technieken en vaardigheden. Dat begint al bij de voorbereiding. Van elk tien minuten gesprek moet je van tevoren weten: wat wil ik zeggen? Wat wil ik vragen? Hoe begin ik en hoe sluit ik af? Bij een slechtnieuws gesprek komt veel meer kijken. Niet alleen “wat” is belangrijk, maar vooral het hanteren van emoties van de ouders, zodat er geen aanvallende sfeer in het gesprek sluipt’.

Slechtnieuwsgesprekken

‘Je deelt in een slechtnieuwsgesprek “de klap” in het begin uit. Je maakt contact met de ouder(s), biedt ze een stoel en een kop koffie aan en daarna zeg je in maximaal drie zinnen wat er aan hand is. Ik oefen dit letterlijk met leerkrachten. “Zeg dát nou eens in drie zinnen en zeg het op drie verschillende manieren”. Als je de klap hebt uitgedeeld, neemt het gesprek een andere wending en verandert jouw positie. Was je eerst de leider, nu ga je de emoties van de ouder(s) volgen. Je luistert actief en benoemt wat je ziet. “Ik zie dat u erg boos bent dat Marieke blijft zitten”. Je volgt de ouder(s), laat ze uitrazen of uithuilen en formuleert de boodschap nog een keer en zonodig nog een keer. Wanneer je ziet en voelt dat de boodschap aankomt, is dát het moment om de leiding terug te nemen en toe te werken naar een conclusie of een handelingsperspectief’.

‘In trainingen leren leerkrachten technieken inbrengen en zichzelf meenemen’

Klachtgesprekken

‘Bij een klachtgesprek begin het ermee hoe je zo’n gesprek kunt voorkomen. Neem één keer in de zoveel tijd de lijst met ouders door, stel ik wel eens voor. Wat voel je bij de namen? Op welke dingen wil je terugkomen? Soms is één belangstellend telefoontje al voldoende om de relatie te herstellen. Maar als het toch tot een klachtgesprek komt, is een aantal zaken van belang. Een klacht kun je zien als een vorm van gratis feedback. Voel je niet aangevallen, maar onderzoek de klacht. Luister goed naar wát er gezegd wordt. Wat is er gebeurd? Vraag naar feitelijkheden. Maak het concreet. Een klacht gaat altijd over wat je doet, niet over wie je bent. Als de klacht gegrond is, zeg dan sorry en spreek een voornemen uit. Leerkrachten schrikken vaak van de energie die ouders in zo’n klachtgesprek leggen. Maar ouders hebben een groot, persoonlijk belang en dan lopen de emoties snel hoog op. De kunst is om op de goede momenten te leiden en te volgen en de juiste bandbreedte te kiezen tussen afstand en nabijheid; tussen techniek inbrengen en jezelf meenemen’.

Kunnen, durven en doen

‘Vaak wordt ik op scholen uitgenodigd als ouders en leerkrachten het niet goed met elkaar kunnen vinden. Ik onderzoek de oorzaak en ernst van de klachten en schrijf een trainingsplan dat ik aan de directie voorleg. Dan volgt een startbijeenkomst met het hele docententeam. Ik zeg dan: “Zoals leerkrachten beelden hebben over ouders, zo hebben ouders ook beelden over jullie”. Dan is iedereen meteen alert. Trainingen van Klaver coaching & training zijn altijd maatwerk, maar rusten in het algemeen op drie peilers: de trainer, de acteur en de techniek. Je moet de techniek eerst begrijpen voordat je die kunt toepassen. Na het ochtendgedeelte waarin ik de techniek behandel zeggen de meeste deelnemers: “Oh, dat kan ik wel”. Tot ze écht gaan oefenen met een trainingsacteur. Dan merk je dat er veel angst is om de waarheid te zeggen. In een oudergesprek moet je kunnen, durven en doen!’.

Weten en kunnen

‘Voor het voeren van een oudergesprek bestaat geen vaste formule. Elk kind, elke ouder, elke situatie vergt een andere aanpak. Maar met de nodige kennis en vaardigheden kun je wel leren om goede gesprekken te voeren. Dat is nodig om een vertrouwensrelatie met de ouders op te bouwen. Je hebt elkaar nodig. Opvoeden is een kwestie van leerkracht én ouders samen’.